De nieuwe realiteit voor vele bedrijven: Microsoft Teams

Een van de nieuwste Microsoft toepassingen, Microsoft Teams, is vandaag de dag niet meer weg te denken uit veel verschillende bedrijfsculturen. Sinds de covid-19 uitbraak is de populariteit van deze toepassing flink gestegen. Veel bedrijven werken hedendaags namelijk vanuit huis. Dit vergt een andere communicatiemethode. Microsoft Teams zegt dé ideale oplossing te zijn voor deze verandering in de bedrijfscultuur. Of dat zo is, en wat Teams precies inhoudt, lees je in dit artikel.

Ben je al bekend met Teams en wil je extra tips? Download dan de Microsoft Teams handleiding.

Microsoft Teams

Microsoft Teams is een online oplossing binnen Microsoft 365, gericht op het realiseren van een zo’n efficiënt mogelijke (intern en externe) samenwerking. Microsoft Teams is dus niet alleen een chat, zoals vele wellicht zullen denken.

Zo kun je via Teams onder andere:

–        Eenvoudig je bestanden delen

–        Teams aanmaken (ook wel groep chats, heel handig als je vaak met dezelfde mensen samenwerkt).

–        Bellen met je collega’s (en externe stakeholders)

–        Takenlijsten aanmaken 

Voor werknemers die vaak onderweg zijn is er ook een mobiele Teams applicatie gelanceerd. Zo kun je het programma eenvoudig op je mobiel of tablet gebruiken.

Voordelen Microsoft Teams

Door het inzetten van Teams vang je een groot deel af van je interne (en externe) bedrijfscommunicatie.

Ook zorgt Teams ervoor dat alle communicatie (delen van bestanden, overleg met collega’s, vergaderingen, etc.) verloopt via één centraal punt. Het mailen van bestanden om vervolgens via je mobiel de details te bespreken is dus niet langer meer aan de orde. Al deze communicatie verloopt voortaan via Teams.

Beginnen met Microsoft Teams

Het doel van Microsoft Teams is het vereenvoudigen van communicatie. Het gebruiken van Teams is dus geen hogere wiskunde.

Open je het programma voor de eerste keer? Dan zijn er wel een heleboel opties, wat wellicht overweldigend kan overkomen. Geen zorgen, alles wijst zichzelf. Om je een kleine voorsprong te geven, hier alvast een overzicht van alle icoontjes die je in de balk aan de linkerzijde van het scherm kunt vinden.

Activiteit: Via het activiteiten-tabblad vind je alle relevante meldingen terug, bijvoorbeeld wanneer een college je gebeld heeft of een bericht heeft gestuurd.

Chat: Via chat vind je alle openstaande gesprekken.

Teams: Onder het Teams-tabblad vind je alle Teams waar je onderdeel van bent. Binnen 1 team zitten alle stakeholders (collega’s, klanten, etc.) die te maken hebben met een bepaald project of onderdeel van de organisatie. Een Team kan weer opgedeeld worden in meerdere kanalen.

Kalender: De Teams kalender is rechtstreek gekoppeld aan je Outlook kalender. Je kunt via deze kalender heel eenvoudig meetings inplannen, accepteren of weigeren.

Oproepen: Onder oproepen vind je een overzicht van je oproephistorie. Wil je een collega bellen, kan dit ook via dit tabblad.

Bestanden: Via bestanden vind je alle bestanden die (recent) met je gedeeld zijn.

Overig: Via overig vind je aanvullende toepassingen.

Apps: Binnen dit tabblad vind je verschillende extensies en applicaties die jouw Teams omgeving nog beter laten aansluiten bij je wensen.

Beter werken met Microsoft Teams? Volg deze tips!

Je weet nu grofweg de functies binnen Teams. Tijd om aan de slag te gaan! Hou rekening met de volgende tips wanneer je aan de slag gaat:

Wanneer moet je een Team aanmaken?

1. Maak een Team aan wanneer je vaak over hetzelfde onderwerp praat als andere stakeholders (intern of extern).
2. Maak een team aan als je vaak met dezelfde mensen samenwerkt, bijvoorbeeld binnen een project.
3. Maak een team aan als je centraal informatie wilt delen en bewerken, met verschillende collega’s.

Ga altijd voor minimaal 2 Team-eigenaren

Het komt wel eens voor dat een Team-eigenaar niet aanwezig is, of het bedrijf verlaat. In dit geval moet je een nieuw Team aanmaken, aangezien het beheer niet overgezet kan worden. Zorg dus altijd voor een 2e eigenaar.

Begroet de nieuwe teamsleden met een welkomsbericht

Via een welkomsbericht kun je eenvoudig aan elk nieuw teamlid duidelijk maken wat het doel (en eventueel de regels zijn) van het team. Ook kun je in het welkomsbericht vragen of teamleden zicht kort willen voorstellen.

Zorg voor een standaardindeling van je teams

Als je binnen een bedrijf werkt waar veel verschillende Teams aangemaakt worden, kan het zomaar zijn dat deze Teams van indeling verschillen. Om de efficiëntie van de Teams te bevorderen is het dus essentieel om bepaalde richtlijnen op te stellen. 

Pin jouw meest gebruikte Teams vast Zowel in via het chat-tabblad, als via het teams-tabblad is het mogelijk om gesprekken of Teams boven alle andere chats/ teams vast te pinnen. Dit is voornamelijk handig wanneer je dagelijks contact hebt met dezelfde personen of hetzelfde team.