De salarisadministratie

Het begrip payrolling is eigenlijk niets meer dan het proces van het uitbetalen van de werknemer na een bepaalde afgesproken tijd ter compensatie van al het werk dat de werknemer geleverd heeft aan de werkgever. Direct nadat de werknemer is aangenomen, begint dit proces al, aangezien de werknemer vanaf dat moment gaat werken en de gewerkte uren van de werknemer bijgehouden moeten gaan worden. Naast het bijhouden van het aantal gewerkte uren moet er nog meer gedaan worden, voordat het nettoloon betaald wordt. Er moeten zo bijvoorbeeld nog loonbelastingen en toeslagen afgetrokken en opgeteld worden bij het brutoloon. Pas als dit allemaal gedaan is kan het nettoloon uitbetaald worden.

Sommige bedrijven willen de salarisadministratie uitbesteden. Dit houdt in dat het bedrijf om wat voor reden dan ook de verantwoordelijkheid voor het uitbetalen van de werknemer afdraagt aan een ander bedrijf. Dit kan verschillende redenen hebben, zoals het niet goed zijn in het bijhouden van de salarisadministratie, of simpelweg te veel werknemers hebben, zodat het teveel tijd kost om de salarisadministratie bij te houden. Dit heeft als gevolg dat vooral middelgrote bedrijven ervoor kiezen om de salarisadministratie uit te besteden. Kleine bedrijven hebben zo weinig werknemers dat het nog mogelijk is om zelf de administratie te doen en beschikken meestal niet over het benodigde geld om de salarisadministratie uit te besteden. Grote bedrijven hebben over het algemeen een eigen afdeling die gaat over het uitbetalen van het loon.  

Als bedrijven toch zelf de salarisadministratie bij willen houden, kunnen zij ervoor kiezen om een daar speciaal voor ontwikkelde website of software te gebruiken. Met zo’n software of website kan het meeste werk voor de werkgever gedaan worden, zodat de werkgever minder tijd kwijt is aan het handmatig bijhouden van de salarisadministratie. Zij hoeven dan alleen het aantal gewerkte uren van de werknemer bij te houden en eventuele aftrekkingen of toeslagen in te voeren. Dan kan het nettoloon berekend worden door de website en is de werkgever minder tijd kwijt aan de administratie.

Het is ten slotte ook nog verplicht voor de werkgever om de loonadministratie tot zeven jaar later bij te houden. Deze gegevens moeten tegen die tijd beschikbaar blijven voor de belastingdienst.